Da PC World Espanha

Introdução

Eu, você e a maioria das pessoas nos acostumamos a digitar valores em células e tabelas para inserir dados em planilhas do Excel. Mas o software da Microsoft oferece mais do que isso. Ele possibilita a inserção de diversos controles interativos. O uso desses recursos torna o trabalho com planilhas mais rápido, profissional e elegante.

Exemplos desses comandos são as barras de rolagem, capazes de alterar o valor de uma determinada célula, e as caixas de combinação, que obrigam o preenchimento de uma célula com uma das opções de uma lista fixa. Além de simplificar a entrada de dados, o uso desses controles evita erros de digitação e permite a associação entre diferentes categorias de valores.

Como modelo, criaremos uma planilha para o cálculo do preço de estadias em hoteis, cujo valor total varia conforme o número de diárias, o estabelecimento escolhido e o tipo de quarto. Para simplificar, criaremos primeiro uma opção com apenas quartos simples e, posteriormente, acrescentaremos opções para apartamentos duplos e triplos.

Barras de rolagem

O valor da célula B3 na imagem abaixo, que representa a duração da estadia, pode variar conforme deslizamos uma barra de rolagem, como as usadas para percorrer um documento muito longo. As barras de rolagem, como todos os controles ou caixas de diálogo, são obtidas a partir da barra de ferramentas Formulários. Se esta barra não estiver visível, clique em Exibir/Barras de Ferramentas/Formulários.

Planilhas interativas

Uma vez que a barra adequada esteja visível, clique no botão Barra de Rolagem. O cursor do mouse se transformará em uma pequena cruz. Arrastando o mouse, desenhe um retângulo de aproximadamente uma linha de altura por três colunas de largura. Ao soltar o botão, a barra será inserida na planilha.

Planilhas interativas

Agora, para vincular o valor da célula B3 à posição da barra de rolagem, clique com o botão direito sobre a caixa e escolha a opção Formatar Controle. Na caixa de diálogo que aparecerá, digite B3 no campo Vínculo da Célula. Isto significa que a célula associada ao movimento da barra será a B3. A caixa de diálogo mostra também diferentes opções de valores (Valor Mínimo, Valor Máximo, Alteração Incremental etc.), que correspondem aos valores extremos da célula vinculada e da variação do valor dessa célula à medida que o cursor da barra é deslizado. Podemos deixar os valores sugeridos pelo Excel para este exemplo. Depois de clicar em OK, teste o funcionamento da barra, deslizando o cursor ao longo dela e verificando se o número de diárias é alterado simultaneamente.

Caixas de listagem

A escolha do hotel será feita por uma caixa de listagem, aqueles menus que usamos, por exemplo, para escolher o tipo de fonte de em documento no processador de texto. Estas listas são conseguidas com o botão Caixa de Combinação na barra de ferramentas Formulários.

Planilhas interativas

Planilhas interativas

Proceda, inicialmente, da mesma maneira. Clique no botão Caixa de Combinação e desenhe, arrastando o mouse, um retângulo de aproximadamente uma linha de altura e uma coluna e meia de largura. As caixas de listagem têm dois endereços associados a elas: um Intervalo de Entrada e uma Célula Vinculada. O intervalo de entrada é a localização das células onde se encontram as opções que aparecerão na lista. No nosso caso, os nomes dos hotéis disponíveis. Já a célula vinculada não é a B4, onde deve aparecer o preço da noite para o hotel. A célula vinculada é uma célula auxiliar, por exemplo, A16.

A célula vinculada exibirá um número correspondente à posição do hotel escolhido na lista: se selecionarmos o primeiro, na célula vinculada aparecerá 1. Se selecionarmos o segundo hotel, aparecerá 2, e assim sucessivamente. No próximo passo, usaremos uma função adequada para obter, em B4, o preço correspondente ao hotel escolhido. Para designar o intervalo de entrada e a célula vinculada, clique com o botão direito do mouse sobre a caixa de listagem, escolha Formatar Controle e preencha os dois campos.

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A função Índice

Para obter, na célula B4, o preço correspondente ao hotel escolhido, é necessário utilizar a função Índice. Na célula B4, escreva a seguinte fórmula: “=INDICE(B11:B14;A16)”, sem as aspas, onde B11:B14 indica a localização dos preços dos hotéis e A16 é a célula vinculada à caixa de listagem, cujo valor determinará qual item da lista será transportado para a célula B4.

Planilhas interativas

Com esta função, já podemos testar o funcionamento da planilha, ajustando a quantidade de dias pela barra de rolagem e escolhendo o hotel pela caixa de listagem. O preço total da estadia aparecerá na célula B5, que terá uma fórmula simples de multiplicação: “=B3*B4”, sem as aspas.

Botões de Opção

Consideremos agora uma variação mais complexa dessa planilha. O preço da diária deve variar não apenas de acordo com o hotel escolhido, mas também com as opções de quarto simples, duplo ou triplo, tal como indica a tabela A11:D14 na imagem abaixo. Realizaremos a escolha do tipo de quarto por meio de Botões de Opção, outro dos controles interativos disponíveis na barra de ferramentas Formulários. Insira um da mesma forma como fez com os controles anteriores. Em seguida, crie outros dois com as opções Copiar e Colar.

Planilhas interativas

Os três botões de opção da planilha formam um grupo. Quando selecionamos um deles, a seleção dos outros dois é cancelada. Por isso são usados para a escolha entre opções excludentes. O grupo tem uma única célula vinculada comum aos três. O valor desta célula é o número da ordem do botão selecionado. Na nossa planilha, estabeleceremos A17 como célula vinculada, clicando com o botão direito do mouse, escolhendo Formatar Controle e preenchendo o campo Vínculo da Célula.

O número de cada botão corresponde à ordem em que foram criados. Se mudarmos a ordem, movendo os botões pela planilha, cada um conservará seu número original. Também podemos trocar o texto do botão por outro mais adequado. Para isso, clique com o botão direito do mouse sobre o botão e escolha Editar Texto.

Função Índice com duas variáveis

Agora, para fazer o valor da célula B4 variar também conforme o botão de opção, será necessário modificar a fórmula da função Índice, acrescentando um segundo critério. A sintaxe deve ser a seguinte: “=INDICE(B11:D14;A16;A17)”, sem as aspas. Neste caso, o primeiro argumento (B11:D14) é a tabela com a matriz de preços, o segundo (A16) indica a linha desta tabela e o terceiro (A17) aponta a coluna.

Planilhas interativas

Pronto! A planilha está concluída. Podemos indicar a duração da estadia pela barra de rolagem, escolher o hotel pela caixa de combinação e selecionar o tipo de quarto pelos botões de opção. Estes mesmos objetos podem ser utilizados para padronizar e automatizar o trabalho com qualquer planilha que envolva células cujos valores variam com freqüência, como a duração da estadia, ou sejam provenientes de uma lista, como preços dos quartos.