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Melhorando uma planilha de controle de ações

Dúvidas gerais sobre Excel
Henrique Miranda
Colaborador
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Registrado em: Sáb Out 24, 2009 2:10 pm

Melhorando uma planilha de controle de ações

Mensagem por Henrique Miranda »

Prezado Tomás,
Garimpando a internet atrás de soluções encontrei este seu fórum / blog, e fiquei bastante impressionado com a maneira como os assuntos são tratados.
Trabalho na área de qualidade e estou montando uma planilha em excel personalizada para controle de não conformidades e ações. Eu não conheço absolutamente nada de VBA, por isto tento garimpar ferramentas pela net que possam me ajudar.
Eu consegui encontrar rotinas de envio de e-mails semi-automáticas, e consegui adaptá-las à planilha (eu nem sabia que era possível enviar e-mails através do excel...), e fiquei empolgado com a possibilidade de recursos.
Porém percebi também muitas dificuldades por nunca ter treinado em VBA, e gostaria de saber se este fórum poderia me ajudar.
Quando a planilha manda um e-mail, ela atualiza um campo (colunas O e P), que serve como filtro, para que não se envie novos e-mails antes da hora. O envio de e-mails dela funciona da seguinte maneira:
- 1 e-mail e enviado para o responsável executante quando a ação é criada
- 1 e-mail e enviado para o responsável executante quando faltam 7 dias ou menos para a ação vencer
- 1 e-mail e enviado POR DIA (ou cada vez que executo a macro) quando a ação está vencida, e vai 1 email para o executante e 1 email para o gestor (chefe) dele.

Eu gostaria na verdade de fazer algumas melhorias na planilha, para aumentar a segurança do uso da mesma, e reduzir as atividades manuais que precisam ser feitas.

Eu estou anexando a planilha aqui, eliminando os e-mails da pasta de cadastro, para que os usuários também possam utilizá-la caso desejar.

A idéia e disponibilizar a planilha na rede onde trabalho, para que os usuários possam acessá-las e preenchê-las. Então estas são as minhas necessidades / desejos. Será que tudo seria possível de implementar?
- tem uma coluna onde se preenche o prazo (coluna L) de conclusão da ação. É possível criar uma rotina em que, uma vez colocada lá uma data para conclusão, se permita que a data neste campo possa ser alterada apenas 1 vez?
- tem uma coluna onde se preenche o responsável pela execução da ação (coluna J). É possível criar uma rotina em que, se o usuário da planilha decidir alterar o responsável (coisa muito comum em ambientes de trabalho - passar a batata quente pro outro....), seja exibida uma mensagem do tipo "ao alterar este campo, a pessoa quem voce está colocando receberá um e-mail e ficará ciente de sua decisão!" e que haja um local onde fica registrado quem e quando modificou este campo (para auditorias futuras, e para que uma determinada ação não vire um ping-pong entre usuários). Obviamente, um e-mail seria criado com os dados relevantes.
- a planilha tem fórmulas ate a linha 100, por exemplo. Caso chegue nesta linha com a inclusão de ações, é necessário manualmente estender a formatação de todas as colunas por mais linhas. Tem como programar uma rotina que insira/estenda linhas automaticamente a cada inserção de novas ações? Digamos que sempre haverá 50 linhas em branco já formatadas abaixo da última ação inserida.
- tem como registrar quem acessou a planilha, com a data e a hora?
- tem como proteger a planilha com senha por usuário?

Desculpe tantas perguntas, mas de repente com estas melhorias outras pessoas também poderão aproveitar a mesma.

muito obrigado!
Editado pela última vez por Henrique Miranda em Sáb Out 24, 2009 3:03 pm, em um total de 2 vezes.


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Henrique Miranda
Colaborador
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Mensagens: 16
Registrado em: Sáb Out 24, 2009 2:10 pm

Re: Melhorando uma planilha de controle de ações

Mensagem por Henrique Miranda »

hmmm, a planilha está em excel 2007 (extensão .xlsm), que não é aceita pelo site. Como faço para anexar o arquivo?
Ele possui formatações que não me permitem salvar em versão anterior (excel 2003).
:cry:

Editando: descobri um jeito. Compactei a planilha em .zip (vi em outro topico)
:D

Edit 2: Ver arquivo atualizado no post 5 deste topico....
Editado pela última vez por Henrique Miranda em Qua Out 28, 2009 9:10 pm, em um total de 1 vez.


fabiodias
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Re: Melhorando uma planilha de controle de ações

Mensagem por fabiodias »

Oh Henrique, boa tarde!

Cara, trabalho no setor da qualidade tambem aqui na empresa e procurando alguma coisa sem mais nem menos encontrei essa maravilha de planilha!!

Achei muito boa ela, inclusive to querendo ja utiliza-la, por que aqui agente usa um sistema da própria empresa, mas eu não tinha um para controle pessoal.

Só gostaria de uma informação, se possível, sobre a parte de emails da planilha.
Por que aqui ta dando erro quando clico em "enviar primeiro email". Ele vai para depurar na parte ".Send"

With olEmail
.To = SendTo
.Subject = Subj
.Body = Body
.Send
End With


e no botao "email periodico" até envia pelo outlook mas da erro e retorna o email.

Parabens pela planilha!! Abraço.


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webmaster
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Re: Melhorando uma planilha de controle de ações

Mensagem por webmaster »

Olá Henrique,

Desculpe a demora, mas o assunto estava meio "extenso".... :D

A planilha está ótimo. Tudo o que quer fazer é sim possível, mas tem seu preço (entenda esforço).

Sugiro que dividamos o problema em partes e que o tratemos um a um. Você define as prioridades. Peço apenas que segmente ao máximo a dúvida e crie um tópico específico para cada.

Abraços


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Henrique Miranda
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Registrado em: Sáb Out 24, 2009 2:10 pm

Re: Melhorando uma planilha de controle de ações

Mensagem por Henrique Miranda »

Legal, obrigado pelo retorno!
Voce acha melhor entao abrir 1 topico para cada duvida, certo? Entao, por partes, comecando com o mais critico (ou mais logico):
- Como fazer para proteger a planilha, com acesso por usuario e senha, de tal maneira que fique registrado quem acessou e quando?

Ou seja, cada usuario que for entrar na planilha, a mesma pegunta que e e solicita senha. E este acesso fica registrado, de forma que eu possa (como um administrador, por exemplo) verificar esta informacao.

Fabio, este erro ocorre quando a macro nao encontra um e-mail para enviar. Para dar certo, vc precisa cadastrar e-mails na pasta 'cadastro' para os nomes que estao la.
Eu fiz umas melhorias nos ultimos dias, para que haja tambem um botao para envio de -mails quando for criada uma nao-conformidade que aguarda tratativa, e para corrigir um pequeno erro de if/then que achei. Segue em anexo.
ps: na linha "9", os campos que deixei em vermelho ficam escondidos (hide), pois sao apenas para o funcionamento da macro...
Anexos
Planilha de acoes (site) rev 1.zip
(52.69 KiB) Baixado 559 vezes


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Re: Melhorando uma planilha de controle de ações

Mensagem por webmaster »

Henrique,

Realmente é abrir um novo tópico, não uma resposta ao tópico. Digamos que este aqui "morreu". Abra um novo para cada assunto. Assim acompanhamos melhor.

Abraços


fabiodias
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Re: Melhorando uma planilha de controle de ações

Mensagem por fabiodias »

Olá Henrique!

Cara, nem pedi permissão para utilizar sua planilha, muito menos para modifica-la, peço desculpas.
Fiz algumas modificações nela aqui adaptando a minha realidade aqui da empresa:

- coloquei os botoes de comando de email td na planilha "controle" , onde escreve as ações...

- criei um botao de comando para cadastrar os nomes e emails do coordenador(gestor) e do executante, para evitar q as pessoas tenham acesso a planilha de cadastro, bloqueando-a.

Aí to tendo um problema.. quando escrevo os dados nesse "useform" que criei de cadastro, que clico para adicionar, ele até adiciona na planilha cadastro, mas os dados registram numa linha abaixo das linhas que coloquei a borda das linhas como se ja fossem dados lançados, entao não ficam na linha 2 por exemplo, começam apartir da linha 50, só fica na linha 2 depois q tiro as bordas da linha, aí ele registra abaixo dos títulos (nome, email, setor..), não sei como definir em q linha começar a registrar.

mas aí se me permite, vou abrir um novo tópico cm esta duvida para Tomaz..

Abraço!


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webmaster
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Re: Melhorando uma planilha de controle de ações

Mensagem por webmaster »

Senhores,

Para que o modelo de cadastro funcione corretamento, é preciso que a planilha de dados seja só e somente para dados. Ela não pode e nem deve ser acessar pelo usuário diretamente. Éssa é uma premissa, que se não me engano, está na tela inicial do modelo.

Nada de apresentação, formatação, cabeçalhos e outras coisas devem ser adicionadas nesta planilha. Isso invalida a forma como os dados são trabalhados. A filosofia é a mesma de um banco de dados. A tabela contém dados e tipos de dados, nada mais. Por isso fiz uma rotina de exportação, que funciona como uma espécie de relatório. Nela, os usuários podem pintar e bordar, já que é apenas uma representação dos dados reais.

Qualquer dúvida estamos aí.

Abraços


Henrique Miranda
Colaborador
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Mensagens: 16
Registrado em: Sáb Out 24, 2009 2:10 pm

Re: Melhorando uma planilha de controle de ações

Mensagem por Henrique Miranda »

Fábio, sem problemas!
Inseri a mesma aqui para qualquer um poder usá-la e modificá-la como quiser.
Acho que é o mínimo considerando que este é um fórum de ajuda, pelo qual não pagamos nada pelo esforço das pessoas em ajudar a resolver nossas dúvidas. Como meu conhecimento em programação é limitado, sinto-me na obrigação de ajudar de outras maneiras. Além disto, se outros conseguirem melhorá-la, todos sairão ganhando ;)
Abraços!


fabiodias
Colaborador
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Mensagens: 97
Registrado em: Seg Set 21, 2009 10:25 am

Re: Melhorando uma planilha de controle de ações

Mensagem por fabiodias »

Tomaz, tudo tranquilo?

Rapaz, gostaria de saber se nessa planilha de controle de ações tem como, na hora de enviar o email ao clicar no botao, enviar junto com os dados um anexo de algum arquivo que eu selecionar??

Será q tem como??

Abraço!


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