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Dicas, Excel, Microsoft Office

Dicas – 5 dicas estupidamente boas no Excel

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Dicas

Admito que gostei desse negócio de dicas. Então, lá vão mais algumas que ajudam um bocado, só que agora no Excel!

1 – Verificando resultados parciais

Quanto você tem fórmulas muito complexas, fica muito complicado analisar o que está acontecendo quando ocorre um erro. O Excel até oferece um mecanismo de execução passo a passo da fórmula, só que mais simples do que isso é usar o atalho F9 (que já é a tecla padrão é cálculo do Excel) para calcular o resultado de um pedaço desta. Por exemplo, se você tem uma fórmula como esta:

=SE(SOMA(A1:A10)>100;”Muito alto”;”Tá valendo”)

Para saber o resultado de SOMA(A1:A10) sem precisar colocar essa fórmula em outra célula, basta ir na barra de fórmulas, selecionar exatamente essa parte da fórmula com o mouse e clicar em F9. Quando fizer isso, será mostrado o resultado da fórmula direto na barra de fórmula. Isso pode ser feito em qualquer parte da fórmula, facilitando muito a análise de resultados parciais e verificação de erros na fórmula.

Só é preciso um cuidado com esse técnica. Quando se clica F9 na barra de fórmulas, ele não faz só um cálculo temporário. O Excel literalmente substitui o valor na fórmula, portanto, se clicar em Enter ou sair da célula logo após a ação, a fórmula que compunha o resultado será perdida, mantendo apenas o valor do resultado. Basta tomar o cuidado de sair da edição da fórmula com a tecla Esc.

2 – Preenchimento automático

Quando se está preenchendo uma lista de valores, o comando Copiar e Colar ajuda bastante. Mas, ter que ficar selecionando a célula para copiar demora ou um pouco, ou esperar o Excel sugerir o valor já existente na lista. Para isso, use o atalho Ctrl+D. Ele ativa o comando Preencher para baixo, copiando o valor da célula logo acima. Simples, rápido, funcional.

3 – Auto Preenchimento sem dor

Não é raro você tem que preencher uma lista de valores em uma tabela. Normalmente usa-se o arrastar e soltar para auto preencher, mas quando a quantidade de linhas é muito grande, a coisa fica chata. Pois bem, se estamos em uma tabela, ao invés de arrastar e soltar, dê um duplo clique no mesmo local utilizado para arrastar e soltar. Voilá! Sua coluna de valores está preenchida!

4 – Auto Preenchimento sem dor – Parte 2

Além do procedimento descrito acima, existe uma outra técnica para auto-preencher uma quantidade de células com um mesmo dado. Supondo que você queira preencher uma coluna inteira com um único valor até a linha 100. OK, o que vem a cabeça primeiro é digitar o valor na primeira linha e usar o arrastar e soltar para auto preencher até a linha 100. Funciona, mas nem sempre o mouse ajuda. Tem um jeito mais sofisticado de fazer isso:

  • Selecione a primeira célula na coluna A por exemplo
  • Clique Ctrl+G. Na caixa Referência, digite A1:A100. Isso fará com que o Excel selecione as células de A1 a A100.
  • Vá na barra de fórmulas e digite o valor deseja, só que ao invés de pressionar Enter para confirmar, pressiona Ctrl+Enter

Pronto, todas as células foram preenchidas com o dito valor. Nem preciso dizer que isso poderia ter sido feito até a linha 10000 certo? Além disso, funciona para mais de uma coluna. Sem dor!

5 – Navegue entre os extremos

É comum trabalharmos com áreas de dados, principalmente no formato de tabela. Quando elas têm muitas colunas ou linhas, fica chato navegar aos “soquinhos” usando as setas de navegação. Além de poder usar a navegação atrás do Ir para (Ctrl+G), você também pode usar Ctrl + Seta para ser levado a última célula preenchida de seu intervalo. Por exemplo, se tem uma tabela com 1000 linhas e 20 colunas preenchidas, em qualquer lugar da tabela, acionar Ctrl+Seta para baixo, você será levado a linha 1000 da planilha. Se fizer Ctrl+Seta para direita, será levado a coluna 20.

O único porém é que se houver intervalos em branco no meio dos dados, o Excel irá parar nele, já que a consideração feita é, “navegue até a última célula preenchida neste intervalo”. Ajuda muito.

Bom proveito!

Microsoft Office, VBA, Word

VBA – Retornando a última posição lida no documento do Word

O Microsoft Word não é muito bem o melhor leitor de textos do mundo. Como assim? Pois, ele é um excelente editor de textos, ou seja, para criar, editar, etc. Mas para ler, convenhamos, nem programas como o Adobe Reader suprem as necessidades que os eBook Readers trouxeram. Uma delas e muito bem vinda para documentos grandes é manter a página na qual se está navegando.

Por exemplo, você abre um documento de 200 páginas, vai lendo, pára a leitura na página 88 e fecha o documento porque tem que fazer outra coisa. Horas depois, ou mesmo dias, você volta o documento e, em qual página estava mesmo? Imagine isso em documentos maiores?

Pois bem, de posse dessa necessidade, o código VBA abaixo faz exatamente isso. Em miúdos, antes de fechar o documento, ele adicionará um Indicador do Word (Inserir->Indicador), que serve para isso mesmo, bem no local onde estiver o cursor naquele momento. Após fechar e salvar, o que é obrigatório para o funcionamento da rotina, ao abrir novamente o documento, ele posicionára o documento no indicador que foi adicionado e o removerá, deixando-o livre para a próxima vez em que o documento for fechado.

Para funcionar em no documento desejado, com ele aberto no Word, abra o VBA (Atl+F11), localize na janela de Projeto o documento atual, que estará como “Project (Nome do documento)”. Clique sobre este item com o botão direito e selecione Inserir->Módulo. Na janela em branco que aparecer, coloque o seguinte código:

Sub ReferenciaAtual()
    With ActiveDocument.Bookmarks
        .Add Range:=Selection.Range, Name:="ReferenciaAtual"
        .DefaultSorting = wdSortByName
        .ShowHidden = False
    End With
End Sub
 
Sub IrParaReferenciaAtual()
    Selection.GoTo What:=wdGoToBookmark, Name:="ReferenciaAtual"
End Sub
 
Sub RemoverReferenciaAtual()
    If ActiveDocument.Bookmarks.Exists("ReferenciaAtual") Then
        ActiveDocument.Bookmarks("ReferenciaAtual").Delete
    End If
End Sub

Volte a janela de Projeto e clique duas vezes em ThisDocument. Na janela que aparecer, que é o código referente ao objeto do documento atual, coloque o seguinte código:

Private Sub Document_Close()
    Call ReferenciaAtual
End Sub
 
Private Sub Document_Open()
    Call IrParaReferenciaAtual
    Call RemoverReferenciaAtual
End Sub

Agora salve o documento. Para que tudo funcione, é preciso sempre habilitar as macros. No caso do Word 2007, é preciso salvar o documento no formato .docm, que é um documento do Word habilitado para macros.

Seguindo os passos descritos acima, toda vez que abrir o documento, ele voltará para a última página em que estava antes de ser fechado.

Download da planilha de exemplo

http://www.tomasvasquez.com.br/downloads/Teste_Retorna_Ultima_Pagina.zip

Bom proveito!