Por Patricia Daltro

Imagine que trabalhamos em uma loja e precisamos emitir para os fornecedores, semanalmente, um relatório de compra de produtos.

O padrão seria sentarmos e digitarmos no Word esse relatório. Especificando os produtos e a quantidade desejada.

Esse tipo de tarefa fica muito mais rápido e profissional quando automatizada. Isso é, criamos um sistema que já traga os produtos digitados, dando-nos a opção apenas de selecioná-los e liste os fornecedores, de maneira que bastariamos clicar sobre o nome do fornecedor desejado, marcar os produtos e solicitar a impressão.

Fazer isso não é nem um pouco complicado. Resolvemos essa equação usando a Ferramenta Formulário do Word.

Normalmente, quando pensamos em formulário, pensamos em programas como Access, um software da Microsoft – pertencente ao grupo do Microsoft Office, que nos permite criar, atualizar e modificar banco de dados, além de outras coisas.

Mas, se o nosso objetivo é somente a criação de um formulário simples, feito o exemplo acima, podemos deixar o Access de lado e construí-lo todo no Word.

Para a criação de um Formulário o primeiro passo é exibirmos a Ferramenta Formulário – clique em Exibir (na Barra de Menu) – opção Barra de Ferramentas – Formulário.

Entendendo a Barra de Ferramentas Formulário:

Um formulário é composto de diversos campos, cada um deles tem uma função específica, para facilitar a vida de quem digita e se tornar claro para quem o preenche.

Quando exibimos a Barra de Ferramentas Formulário, somos apresentados a esse campos de formulário, (que no caso do Word se restringe a três).

Caixa de texto – Neste campo o usuário poderá digitar valores tais como: nome, endereço, e-mail, etc. Mas pode também ser configurado para aceitar valores numericos tais como: telefone, cep etc.

Caixa de verificação – Neste campo o usuário marca as opções desejadas. Podemos configurar tamanho e se a caixa aparecerá previamente marcada.

Lista Suspensa – Neste campo as opções são listadas como um menu suspenso, aonde o usuário clica sobre a opção desejada para selecionar.

Após escolhermos os tipos de campos a serem aplicados em nosso formulário, podemos usar o botão Opção de Formatação para formatarmos os campos, definindo especificações para cada um deles.

Os próximos botão na Barra de Ferramentas Formulário é o Desenhar Tabela e o Inserir Tabela. Parece estranho esses botões na construção de um formulário, mas o uso de tabelas na elaboração de um documento/formulário é o mais indicado, pois ajuda a alinhar e organizar nossos campos.

O botão inserir Quadro, serve para criarmos uma caixa de texto.

O penúltimo botão permite a visualização das marcas dos campos do formulário.

E o último botão, tem a finalidade definida no próprio nome: Proteger Formulário.
Essa proteção não é garantia da não alteração do que foi feito, pois o que esse botão faz é criar um bloqueio nos ítens do formulário, mas basta clicar novamente sobre ele que é desbloqueado.
Uma proteção mais efetiva será vista no final desse artigo.

Agora que já entendemos os componentes do formulário, vamos passar para a etapa da construção.

1) Clique em Exibir – (na Barra de Menu) – opção Barra de Ferramentas – e selecione Formulários;

2) Vamos iniciar nosso formulário desenhando a tabela – faça uma tabela de duas (02) colunas e três (03) linhas;

3) Na primeira célula digite Responsável:;

4) Na segunda célula da primeira linha – insira um campo de formulário tipo caixa de texto;

5) Vamos definir as propriedades do Caixa de Texto – podemos fazer isso de duas maneiras: clicando 2X sobre a caixa de texto ou selecionando-a e clicando no Botão Opção de Formatação, na Barra de Ferramentas Formulário;

6) Na janela de formatação que se abre devemos definir na caixa tipo, se o valores a serem digitados são númericos, de texto ou de cálculos;

7) Na opção maximum lenght – definimos o número máximo de caracteres que este campo pode aceitar;

8 ) Por último definimos o formato dos caracteres – só é válido se formos usar números. Encerre clicando em OK.

9) Na Primeira célula – segunda linha digite Fornecedores;

10) Na segunda célula – segunda linha insira um campo de Lista Suspensa;

11) Para formatar esse campo repita o procedimento nº 5;

12) Para adicionar os nomes dos fornecedores, clicamos na primeira caixa de texto e digitamos o nome;

13) Clique em adicionar, repita o procedimento até o último fornecedor (use o exemplo abaixo:

14) Encerre clicando em OK.

15) Na última linha da tabela, na primeira célula, digite; Produtos;

16) Na segunda célula, insira 5 campos do tipo Caixa de Verificação;

17) Digite ao lado de cada uma o nome do produto (conforme o exemplo abaixo):

18) Finalize o formulário clicando no Botão Proteger Formulário.

Protegendo o Formulário

Com esses procedimentos o seu formulário estaria pronto, mas para que o trabalho fique completo, vamos protegê-lo realmente de possíveis modificações. Para isso, clique em:

a) Ferramentas – na Barra de Menu – opção Proteger Documentos;

b) Marque a opção Formulários na Janela que aparecerá;

c) Digite uma senha e clique em OK;

d) Confirme a senha digitada e pronto o seu formulário estará protegido.

Salvando o Formulário como Modelo

A última etapa do trabalho é salvar o formulário como um modelo, de maneira que ele esteja pronto para o uso todas as vezes que se quiser utilizá-lo.

1) Clique em Arquivo – na Barra de Menu – Salvar Como;
2) Dê um nome para o seu trabalho;
3) Clique na caixa Tipo de Arquivo e selecione modelo.dot;
4) Clique em Salvar.

Com isso, você terá sempre o formulário pronto para o uso, bastando clicar em Arquivo – Novo – e selecionando o formulário criado.

Tomás Vásquez
www.tomasvasquez.com.br