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Dicas sobre Excel e utilização desta planilha eletrônica, que é a mais utilizada no mundo

Excel, Microsoft Office

Consolidando dados de várias planilhas numa só com o Excel

No Excel, é possível usar numa planilha informações armazenadas em arquivos externos. Isso permite a criação de planilhas-resumo – ou seja, tabelas que consolidam dados de outras tabelas. Exemplos clássicos são resultados mensais consolidados numa planilha anual, ou vários documentos de filiais resumidos num documento único, para toda a empresa. A maneira mais fácil de criar uma planilha consolidada é conceber uma estrutura única para todas as planilhas ou documentos. Ou seja, o arquivo ou planilha de janeiro deve ter a mesma estrutura do arquivo ou planilha de fevereiro; do mesmo modo, os dados da filial A devem ter layout idêntico ao dos dados da filial B, e assim por diante.

Vejamos um exemplo prático. Você acompanha, com uma planilha para cada mês, o perfil das receitas e despesas da empresa. Agora, terminado o primeiro semestre, deseja consolidar essas informações num documento único. A forma mais simples é criar sete planilhas numa mesma pasta de trabalho: seis planilhas mensais, mais uma para o total. Para facilitar, os dados que vão ser aproveitados na planilha Ano devem estar nas mesmas posições em todas as planilhas. Uma forma simples de obter isso é construir a lógica de uma das planilhas e depois copiá-la para as demais. Digamos que a receita mensal esteja, em todas as planilhas, na célula C5. Para obter a receita do semestre, basta usar a seguinte fórmula, na célula C5 da planilha consolidada:

=SOMA(Janeiro:Junho!C5)

Mesmo que as seis fontes de dados não pertençam todas a um mesmo arquivo, ainda assim é possível fazer a consolidação. Só é preciso conhecer bem o layout do documento fora do padrão. Admita, por exemplo, que os dados de junho estão numa pasta de trabalho à parte, Junho.xls, na qual a receita mensal se encontra na planilha Plan2, célula G7. Nesse caso, para obter a receita do semestre, use a fórmula:

=SOMA(Janeiro:Maio!C5)+´h:\docs\[Junho.xls]Plan2´!G7

Abraços

Tomás Vásquez

Fonte: http://info.abril.com.br

Excel, Microsoft Office

Excel – Comparar pastas de trabalho lado a lado

Um novo método disponível é a comparação lado a lado que permite que você veja mais facilmente as diferenças entre duas pastas de trabalho, sem precisar mesclar todas as alterações em uma única pasta de trabalho. Você pode rolar pelas duas pastas de trabalho ao mesmo tempo para identificar diferenças entre elas. Menu Janela / Comparar Lado a lado com.

  1. Abra as pastas de trabalho que deseja comparar lado a lado.
  2. No menu Janela, clique em Comparar Lado a Lado com.
  3. Na barra de ferramentas Comparar Lado a Lado, siga um destes procedimentos:
    • Para rolar através das pastas de trabalho ao mesmo tempo, clique em Rolagem Sincronizada .
    • Para redefinir as janelas da planilha para as posições em que se encontravam quando você iniciou a comparação das pastas de trabalho, clique em Redefinir Posição da Janela .
  4. Clique em Fechar Lado a Lado para interromper a comparação das pastas de trabalho.

Observação Se você abrir duas pastas de trabalho, o comando no menu Janela incluirá o nome de arquivo de uma dessas pastas de trabalho. Por exemplo, abra “pasta1.xls” e “pasta2.xls”. Durante a exibição de “pasta1.xls”, o menu Janela mostrará o comando como Comparar Lado a Lado com pasta2.xls.

Se você tiver fechado a barra de ferramentas Comparar Lado a Lado mas quiser mostrá-la novamente, clique em Personalizar no menu Ferramentas, clique na guia Barra de Ferramentas e, em seguida, selecione Comparar Lado a Lado na lista Barra de Ferramentas.

Abraços

Tomás Vásquez

Excel, Microsoft Office

Mais XML no Excel

A poucos dias publiquei algumas matérias sobre XML no Office em meu site e mencionei-as também aqui no blog.

Os artigos falam sobre algumas abordagens com XML e o Excel. Para completar a informação, fica aqui uma dica sobre mais um artigo que fala sobre XML no Office, da autoria de ninguém mais ninguém menos do que a própria equipe de Office da Microsoft:

http://office.microsoft.com/pt-br/excel/HA102063961046.aspx

Como já mencionei aqui em algum post já perdido no tempo, a Microsoft mantém um site do produto Office com dicas, modelos, artigos e mini-cursos para aperfeiçoamento no aplicativo. Uma visita esporádica é muito recomendada.

Abraços

Tomás Vásquez

Excel, Microsoft Office, VBA

Como executar macros em outro arquivo no Excel

4 Comentários

Uma funcionalidade interessante de aplicativos Office é a possibilidade de executar macros de outros arquivos, mesmo que estes não estejam abertos.

Para fazer um teste, começe criando um arquivo, no Excel mesmo e crie a seguinte macro:

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Public Sub testeMacro()
    MsgBox "Executou a macro em testeMacro.xls!"

End Sub

A observação aqui é que a macro deve obrigatoriamente Pública, como é mostrado neste exemplo. Grave a pasta de trabalho com o nome testeMacro.xls. Abra agora uma nova pasta de trabalho e nesta, crie uma nova macro com a seguinte código:

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Sub teste()
    Application.Run "testeMacro.xls!testeMacro"
End Sub

O método Run serve exatamente para execução de macros no VBA. Salve este arquivo com qualquer nome, porém, na mesma pasta onde a pasta testeMacro.xls foi salva. Agora, execute a macro teste clicando em F5 e veja que o resultado é a MsgBox com a mensagem “Executou a macro em testeMacro.xls!”, conforme haviámos configurado.

Caso queira executar a macro que esteja localizada em algum outro arquivo, basta ao invés de informar somente o nome do arquivo, usar o caminho completo, por exemplo:

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Application.Run "C:\temp\arquivo.xls!outraMacro"

É possível inclusiva passar parâmetros para tal função, bastando apenas informá-los após a chamada da função, por exemplo, para a macro:

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Public Sub testeMacro(ByVal mensagem As String)
    MsgBox mensagem
End Sub

A chamada seria:

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Sub teste()
    Application.Run "testeMacro.xls!testeMacro", "Minha mensagem"
End Sub

Abraços

Tomás Vásquez