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Dicas – Utilizando as ferramentas do Google para colaboração

google apps

Baseado em uma história real, apesar de quase todas as que escrevo aqui serem, achei legal comentar. 🙂

Recentemente, minha esposa pediu que indicasse algumas ferramentas para que ela e seu grupo de trabalho profissional, no intuito de facilitar o trabalho em equipe e de promover colaboração. Pois disso nasceu a descrição abaixo, que compartilho por acreditar que além deste nobre grupo, possa orientar outros que estejam começando e precisando de algo parecido.

As ferramentas do Google para colaboração

Para grupos de trabalhos, sejam eles de estudo ou profissionais, utilizar as ferramentas dos Google trás algumas vantagens interessantes. Algumas vou citar abaixo, separando por ferramenta, tentando na própria descrever suas funcionalidades e também explicar como usá-las resumidamente.

Geral

O maior poder das ferramentas do Google é serem praticamente todas online. Tudo que se precisa para ter acesso a elas é um computador/tablet/smartphone, acesso a internet e, claro, vontade.

GMail

gmail

Não obrigatória, mas só o fato de ter uma conta no Google, lhe dará acesso a ela. O GMail é o sistema de emails mais versátil existente hoje. É rápido, limpo, configurável e acessível de praticamente qualquer lugar, mesmo aquele burrofone velhinho que você tem jogado em algum canto da casa. Se você tem Android, é de uso obrigatório.

Endereço: http://gmail.com
Uso: muito parecido com qualquer outro webmail, como hotmail ou yahoo, mas é mais limpo, e rápido. É possível integrar outras contas de email a ele, permitindo que você veja todas em um só lugar.

Google Grupos

google groups

Ferramenta que possibilita a criação de grupos de discussão. Facilita a comunicação do grupo, uma vez que todos que dele fazem parte estão envolvidos em todas as conversas. A participação dos membros pode ser controlada, bem como a visibilidade das mensagens. Ou seja, nada de xeretas, se isso for necessário.

Endereço: http://groups.google.com
Uso: uma vez criado, é praticamente só trocar emails. Caso queira consultar mensagens antigas, é possível ir ao site do grupo fazer buscas no padrão Google.

Google Calendar

google calendar

Agenda do Google. Além de poder conter a agenda pessoal de cada um, também pode ter calendários compartilhados. Nesse tipo de calendário, assim como nos grupos, várias pessoas podem criar compromissos e configurar notificações para estas. As notificações são feitas por email, alertas na tela caso esteja usando alguma ferramenta do Google no momento do compromisso, ou enviando um torpedo SMS.

Também pode ser integrada com vários sistemas de calendários existentes nos celulares atuais.

Endereço: http://calendar.google.com
Uso: Sem muito segredo. É preciso tomar cuidado só para não criar eventos a toa, já que é muito fácil fazê-lo. A tela padrão é no formato de calendário e basta clicar num dia/horário e sair digitando para criar um evento. De resto, é possível configurá-lo totalmente, especialmente, a função de avisos. Para quem quiser receber SMS, preciso informar o número de celular na conta do Google.

Google Drive/Docs

google drive

Mescla duas funcionalidades importantes. A primeira é de fornecer um pacote completo de escritório online, contendo versões simplicadas, mas poderosas do Word, Excel, PowerPoint. Há também outras ferramentas como para Desenho, leitor de PDF online, criador de formulários (para fazer coleta de dados, como um questionário).

A segunda é funcionar como drive virtual, podendo usá-lo como o DropBox. Para quem não conhece nem esse, é imagine que você tem uma pasta do seu computador na internet, que você pode acessar de qualquer lugar. Pronto, é isso!

Muitas ferramentas online já trabalham integradas a ele, o que quer dizer que, tudo que for feito nestas, pode automaticamente ser salvo no Google Drive. Um bom exemplo, que pode ser útil para o grupo é o gantter (http://www.gantter.com), ferramenta de gerãção de cronogramas a lá MS Project.

Funciona integrado ao GMail para leitura de documentos. Por exemplo, não é preciso baixar um anexo para lê-lo quando estiver no GMail online. Se compatível, ele será aberto diretamente no Google Drive.

O mais importante para o grupo, é o compartilhamento dos arquivos. Um arquivo, seja ele Word, Excel, enfim, tudo que funcione dentro do Google Drive, pode ser compartilhado entre os membros do grupo, tanto para visualização, como para edição. É possível até mesmo edição conjunta. Sim, duas pessoas ao mesmo tempo, online, alterando o documento. Genial!

Endereço: http://drive.google.com
Uso: sabe usar o Office? Então você sabe usar o Google Drive/Docs, guardadas as devidas proporções. Lembrando que é online e é mais simplificado. Afinal de contas, é gratuito e depende da velocidade da internet.

GTalk

gtalk

A ferramenta oficial de IM do Google. Pode ser entendida como o concorrente do Windows Live Messenger, mas o GTalk é mais esperto e integrado, podendo ser usado de dentro de outras ferramentas como o GMail e Google+. Ou seja, só de estar logado em alguma ferramenta em que se use o login do Google você automaticamente estará no GTalk. Isso pode ser desativado se necessário, e sim, o GTalk pode ser usado a parte, como o Windows Live Messenger ou Skype. É ó baixar o programa.

Uso: O GTalk é ativado automaticamente quando se está online em alguma ferramenta do Google e quando se clica sobre algum contato. Se ele estiver online, o chat será ativado para começar a conversa. Aí, é só lembrar do Messenger ou do chat do Facebook.

Google+ Hangout

google hangouts

Trabalha em conjunto com o Google+. Possibilita que o grupo possa fazer online, diretamente no navegador (Chrome de preferência) video conferências. É só imaginar o Skype, mas para grupos, e online. Há vários tipos de controle, como por exemplo, modo palestra, onde há um orador que controla quem tem a palavra, apesar de estarem todos online.

Uso: Precisa ser feito de dentro do Google+. Cria-se um hangout como se fosse um evento, em que se convida os participantes. Daí, dá-se início à conferência.

Há outras ferramentas que sejam de uso menos provável para um grupo, por focarem mais em divulgação, mas podem servir para algum propósito no futuro e é importante saber de sua existência:

Blogger

Ferramenta oficial de blogs do Google. Fácil de usar.

Google Maps

Caso necessário, é possível criar mapas personalizados de eventos, rotas específicas, etc.

Google+

Camada de Rede Social do Google. É menos expressiva que o Facebook, mas tende a ser mais séria.

Google Books

Para encontrar, publicar e referenciar livros de interesse.

YouTube

Dispensa comentário

Finalmente

É importante dizer que as ferramentas do Google são uma opção dentre tantas que existem hoje no mercado. Em alguns casos, as alternativas são bem melhores, mas nenhuma consegue fornecer um nível de comunicação entre elas e também entre o grupo de forma tão automática, e gratuita. Só isso, já justificaria o uso destas ferramentas.

Bom proveito!